Brug digitale løsninger til scanning og arkivering, kategorisér bilag efter type og dato, og lav en fast rutine for opbevaring. Det gør det nemt at finde dokumenter, når det bliver nødvendigt.
- Hjem >
- Blogindlæg >
- Dokumentationskrav revisorer altid beder kunder opfylde
Dokumentationskrav revisorer altid beder kunder opfylde
Blog, 12.09.2025
Når du arbejder med revision og regnskab, er dokumentation ikke bare en formalitet – det er rygraden i et korrekt og troværdigt regnskab. For at revisorer og bogholdere kan give præcis rådgivning og sikre, at alle skattemæssige og lovgivningsmæssige krav er opfyldt, er der en række dokumentationskrav, virksomheder bør leve op til. Hos Finara matcher vi dig med relevante rådgivere. Det handler både om kvitteringer, bilag, kontrakter og interne notater. I denne artikel gennemgår vi de vigtigste dokumentationskrav, hvorfor de er nødvendige, og hvordan korrekt dokumentation kan gøre processen både hurtigere og mere sikker for både dig og din virksomhed.
Hvilke dokumenter skal altid være på plads
Når vi rådgiver virksomheder om at blive klar til samarbejdet med en revisor eller bogholder, starter vi med at sikre, at de grundlæggende dokumenter er på plads. Disse er fundamentet for korrekt bogføring, overholdelse af skattelovgivning og for at kunne dokumentere virksomhedens økonomiske aktiviteter over for myndigheder og rådgivere. Uden korrekt dokumentation kan selv små fejl skabe problemer, der både er tidskrævende og kostbare at rette.
Først og fremmest handler det om at have styr på de dokumenter, der direkte understøtter virksomhedens indtægter og udgifter. Hver transaktion skal kunne dokumenteres på en måde, der efterlader et klart spor. Eksempler på centrale dokumenter inkluderer:
-
Fakturaer og kvitteringer: Alle køb og salg bør kunne dokumenteres – både fysiske kvitteringer og digitale fakturaer.
-
Bankudskrifter: Regnskabets bevægelser skal kunne matches med fakturaer og kvitteringer for at skabe overblik og sikre korrekt bogføring.
-
Kontrakter og aftaler: Enhver bindende aftale med kunder, leverandører eller samarbejdspartnere bør gemmes, så vilkår og forpligtelser kan dokumenteres.
-
Løn- og ansættelsesoplysninger: Hvis virksomheden har ansatte, er dokumentation for lønudbetalinger, feriepenge, pensionsbidrag og ansættelsesvilkår nødvendig.
Ud over disse grundlæggende dokumenter anbefaler vi også, at virksomheder opbevarer visse supplerende oplysninger, der kan være relevante ved revision eller skattekontrol. Det kan være:
-
Notater om interne beslutninger: Nedskrevne beslutninger og godkendelser ved større investeringer eller strategiske ændringer.
-
Bilagsliste eller logbog: En oversigt over alle bilag, der knytter sig til regnskabet, gør det lettere at finde og dokumentere specifikke poster.
-
Kopier af korrespondance med kunder og leverandører: E-mails, breve og anden kommunikation kan være nyttig dokumentation i tilfælde af tvister.
Et vigtigt princip er, at dokumentationen skal kunne fremvises hurtigt og være let at forstå for en revisor eller myndighed. Systematik og konsistens er derfor afgørende. Vi anbefaler ofte, at dokumenterne sorteres efter type og dato, og at digitale filer navngives på en ensartet måde.
Endelig bør man have en fast opbevaringspraksis. I Danmark gælder der krav om, at regnskabsmateriale opbevares i minimum fem år, men det kan i visse tilfælde være fordelagtigt at gemme længere. Opbevaringen kan være fysisk eller digital, men sikkerhed og adgangsforhold bør altid prioriteres højt for at undgå tab eller uautoriseret adgang.
Kort sagt: At have styr på dokumenterne er ikke blot en formalitet. Det er selve rygraden i en velfungerende virksomhed og sikrer både overblik, kontrol og tryghed. Med de rigtige dokumenter på plads bliver både revision og skattekontrol en langt mere overskuelig proces.
Hvordan vi sikrer korrekt og komplet dokumentation
Når vi hjælper virksomheder i gang, er det ikke nok blot at have dokumenterne. Det afgørende er, at de er korrekte, komplette og let tilgængelige. Mangelfuld dokumentation kan føre til fejl i regnskabet, forkert skatteberegning og i værste fald problemer med myndighederne. Derfor har vi en systematisk tilgang til, hvordan vi rådgiver om dokumentationskrav – og hvad revisorer/bogholdere typisk vil gennemgå.
Vi starter med at gennemgå virksomhedens eksisterende materiale for at identificere eventuelle huller eller fejl, som kan blive problematiske senere. Der ses blandt andet på:
-
Fakturaer: Er alle indgående og udgående fakturaer registreret korrekt – dato, beløb, momsangivelser?
-
Kvitteringer: Er alle udgifter dokumenteret med kvitteringer, og mangler der bilag, som bør fremskaffes?
-
Kontrakter: Er aftaler med kunder og leverandører gyldige, opdaterede og korrekt arkiveret?
-
Bankudskrifter: Matcher alle transaktioner bilagene, så der ikke opstår uoverensstemmelser i regnskabet?
Når vi har identificeret huller, rådgiver vi om, hvordan de kan udbedres. Det kan omfatte at kontakte leverandører for nye fakturaer, oprette manglende interne notater eller sikre korrekt arkivering af digitale bilag.
Vi lægger stor vægt på systematik i opbevaringen. For at gøre det nemmere at finde og fremvise dokumentation anbefaler vi typisk:
-
Digitalisering af bilag: Skanning og lagring af kvitteringer, fakturaer og kontrakter i et struktureret digitalt arkiv.
-
Konsistent navngivning: Fx “ÅÅÅÅ-MM-DD_Kunde/Leverandør_Emne”.
-
Kategorisering: Opdel efter type – salg, indkøb, løn, kontrakter mv.
-
Backup og sikkerhed: Regelmæssig backup og adgangskontrol for at beskytte mod tab eller misbrug.
Dokumentationen bør vedligeholdes løbende – ikke kun ved årsafslutning. Registrér nye fakturaer, kvitteringer og kontrakter med det samme. Det minimerer risikoen for fejl, glemmerier og forsinkelser ved revision eller skattekontrol.
Vi gør også opmærksom på opbevaringsperioder og lovkrav. Som udgangspunkt fem år, men længere ved særlige forhold (fx større kontrakter eller juridiske tvister). Sørg for procedurer, der gør opbevaring og adgang let og sikker.
Kort sagt: Korrekt og komplet dokumentation handler om struktur, systematik og kontinuerlig opdatering, så virksomheden altid står klar med pålidelige oplysninger. Det gør arbejdet med regnskab, revision og skat både overskueligt og trygt.
Vigtigheden af løbende opdatering og intern kontrol
Selvom korrekt dokumentation er fundamentalt, er det mindst lige så vigtigt, at materialet løbende opdateres og kontrolleres internt. Mange virksomheder samler bilag én gang om året, men det kan føre til fejl, manglende compliance og udfordringer ved revision. Vi rådgiver derfor om systemer og rutiner, der sikrer, at dokumentationen er aktuel, korrekt og klar til brug.
En central del er at etablere interne kontroller, som hjælper virksomheden med at holde styr på dokumentationen. Dette kan inkludere:
-
Månedlige gennemgange af bilag: Tjek nye kvitteringer, fakturaer og kontrakter for korrekt registrering.
-
Matchning af transaktioner: Bankudskrifter bør løbende stemmes af mod bilag for at opdage uoverensstemmelser tidligt.
-
Opdatering af kontrakter: Kontroller og opdatér aftaler, hvis vilkår ændres, eller nye kontrakter indgås.
-
Konsistens i digitale arkiver: Placér nye dokumenter korrekt, med ensartede navne og kategorier.
Ved at implementere disse rutiner bliver dokumentationen mere pålidelig, og det bliver lettere at reagere hurtigt på forespørgsler fra revisor eller skattemyndigheder. Virksomheden kan dokumentere handlinger og beslutninger i realtid, hvilket giver tryghed og overblik.
Vi anbefaler også at udpege en ansvarlig person eller et team med overordnet ansvar for dokumentationsprocessen. Opgaverne kan være at overvåge indsamling og arkivering af bilag, sikre at kontrolrutiner følges, vedligeholde digitale arkiver og agere kontaktpunkt for rådgivere.
Et andet vigtigt element er løbende uddannelse af medarbejdere. Selv de bedste systemer virker kun, hvis alle forstår, hvorfor korrekt dokumentation er vigtig, og hvordan bilag og kontrakter håndteres. Korte, praktiske vejledninger og træningssessioner kan gøre en stor forskel.
Endelig understreger vi betydningen af digitalisering. Et moderne dokumenthåndteringssystem gør det muligt at:
-
Tilgå bilag fra forskellige lokationer og enheder.
-
Sikkerhedskopiere og beskytte dokumenter mod tab eller uautoriseret adgang.
-
Søge hurtigt på tværs af filer og metadata.
-
Integrere med regnskabs- og økonomisystemer for at minimere manuel indtastning og fejl.
Ved at kombinere løbende opdatering, intern kontrol og digitalisering skaber du en dokumentationsproces, der er både robust og fleksibel. Det frigør tid til kerneforretningen, velvidende at dokumentationen er pålidelig og klar, hvis der opstår spørgsmål fra revisor, skattemyndigheder eller andre interessenter.
At have styr på dokumentationen behøver ikke være tungt eller tidskrævende. Med de rette rutiner, digitale værktøjer og lidt intern kontrol bliver det en naturlig del af hverdagen – og giver ro i maven, når rådgivere eller myndigheder kigger forbi. Hos Finara hjælper vi dig gerne med at få strukturen på plads og matche dig med den rette revisor eller bogholder.
De mest essentielle dokumenter inkluderer fakturaer, kvitteringer, kontrakter, lønsedler og bankudtog. Disse sikrer korrekt bogføring og dokumentation over for myndighederne.
Som hovedregel skal regnskabsmateriale gemmes i minimum 5 år. Visse dokumenter kan kræve længere opbevaring afhængigt af indhold og lovgivning.